大家在做計畫或是論文時，有沒有遇個超頭大的問題：好不容易在找到了「PDF 檔」，想要丟給 AI 幫忙分析，結果這些含有表格的資料，AI 不是看得丟三落四，就是把表格的內容整個排版大錯位，甚至連流水號和品項都對不起來？

為什麼直接轉文字餵 AI 會翻車？

很多人直覺的做法是：「就把 PDF 丟到 Google Docs（Google 文件）轉成純文字，再複製貼給 AI 。」

如果你的 PDF 內容含「複雜表格」，千萬不要這樣做！

我們用「端午節應景食品抽驗名冊」（包含日本生干貝、吳郭魚、豬肉等抽驗資料）當作範例，帶大家看看表格經過OCR文字轉檔後的「翻車現場」，並教大家如何聰明地把包含「複雜表格」的文件餵給 AI，讓它變成你的超強神隊友（若是「公文格式」、「條列清單」的文件格式也可以參照辦理）。

上圖左（掃描圖檔彙整的 PDF）使用 Google Docs開啟檔案後，自動進行OCR辨識轉檔(見圖右)後，產生了表格解構、文字錯位以及特殊符號與日期提取錯誤的問題。這是因為傳統的 OCR 或單純的文字轉檔，往往會破壞文件的「空間幾何結構」。

轉檔步驟 :「圖片型 PDF」或表格截圖秒變 Markdown 格式

要把這種「圖片型 PDF」或表格截圖，一秒變成 AI 最愛的 Markdown 格式，可利用多模態 AI並搭配「提示詞（Prompt）」就能輕鬆搞定。現在的 通用型 AI（例如 Gemini 3.5）都具備「多模態（Multimodal）」能力，意思是不只能讀文字，還看得到圖片。

🛠️ 轉檔三步驟

1. 截圖或準備檔案： 打開你的 PDF（或是使用範例檔端午節抽驗名冊），將包含表格的畫面截圖下來，或者直接使用 PDF 檔。請注意機敏資料要先去識別化後再進行下一步驟。

2. 上傳至 AI 工具： 打開 AI 聊天對話視窗，點擊上傳(+)符號，把剛剛的圖片或 PDF 檔案傳上去。

3. 輸入「轉換 Markdown 提示詞」： 在對話框中貼下方的提示詞並送出，AI 就會生成排版完美、橫列縱欄對得齊齊整整的 Markdown 文本了！(提示詞第4點為安排讓AI協助再次檢查個資機制，降低人工遺漏的風險。)

4. 匯出「Markdown」格式：以Gemini為例(見下方附圖紅色指示)，選擇「匯出至文件）」，在 Google文件 開啟檔案後，匯出md格式。

📋 轉換 Markdown 提示詞（直接複製使用, 紅字請修改為你的情境）

請扮演一位專業的「文件結構與數據轉換專家」。請仔細觀看我上傳的這張圖片/PDF 文件，並嚴格遵循以下規則，將其中的所有內容完整轉換為 Markdown 格式：

1. 保留階層結構： 請將文件中的大標題、小標題分別使用 Markdown 的 #、##、### 標籤呈現。

2. 精準表格轉換：圖片/PDF 中只要有表格（例如抽驗名冊），請務必使用 Markdown 的表格語法（| 欄位 | 欄位 |）進行轉換。每一橫列（Row）的資料必須與原圖完全對齊，絕對不能發生編號錯位、跳行或張冠李戴的情況。

3. 文字完整性： 請逐字精準識別，不要擅自省略或簡化任何廠商名稱、地址、數據或特殊符號。

4. 隱私抓漏處理（去識別化）： 在輸出的 Markdown 內容中，請主動將涉及隱私的敏感資訊進行模糊化。例如：具體的店家/攤商名稱請改為「◯◯商號」或「某某攤」；完整的地址請統一保留至縣市行政區（如：基隆市仁愛區◯◯路），後續路名與門牌請以 ◯◯ 代替。

請直接輸出轉換後的 Markdown 程式碼，不需要額外的問候語。

除了Markdown 格式 (.md)，方便後續 LLM 讀取分析，如果你的資料是要對接結構化資料庫，則可使用 JSON 格式 (.json)。

這兩種格式的優劣比較看這裡：【資料前處理】AI 分析適用的檔案格式